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Der iX-Workshop „E-Rechnungspflicht: Software richtig implementieren“ richtet sich an Teams, die Rechnungen erstellen, empfangen oder auswerten. Er behandelt XML-Formate, Prüfung, Umwandlung und Umsetzung. Für die Praxis ist die Trennung entscheidend: Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für die Ausstellung gelten im Oktober 2026 noch Übergangsregeln.
Was Unternehmen im Oktober 2026 bereits tun müssen
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erklärt in seiner FAQ mit Stand März 2026: „Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen (siehe hierzu Frage 3) die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können.“ Für den Empfang genügt nach der FAQ grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Unternehmen sollten eingehende strukturierte Rechnungsdaten dennoch in ihren Abläufen zuverlässig annehmen, weiterleiten und aufbewahren können.
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Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt nicht gleichzeitig und unterschiedslos für jede Rechnung. Für inländische B2B-Umsätze, bei denen eine Rechnung auszustellen ist, ist für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 grundsätzlich eine strukturierte E-Rechnung vorgesehen. Ausnahmen bestehen unter anderem für B2C-Rechnungen, viele steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, bestimmte Fahrausweise, begünstigte Kleinunternehmer-Umsätze, Rechnungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, sowie bestimmte Leistungen an Verbraucher im Zusammenhang mit Grundstücken. Die genaue Einordnung hängt vom Umsatz und den gesetzlichen Voraussetzungen ab; die BMF-FAQ beschreibt die Einzelheiten.
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Rechnungen an öffentliche Stellen, die nicht als Unternehmer handeln, fallen laut BMF nicht unter diese umsatzsteuerliche B2B-Regel. Für öffentliche Aufträge können aber gesonderte Anforderungen an elektronische Rechnungen gelten. Teams mit Behördenkunden müssen diese Vorgaben daher getrennt prüfen.
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Welche Übergangsregeln gelten für die Ausstellung?
Die Empfangsfähigkeit ist seit 2025 erforderlich, obwohl Aussteller in vielen Fällen noch nicht ausschließlich strukturierte E-Rechnungen versenden müssen. Die Übergangsregeln des BMF sehen folgende Zeiträume vor:
| Zeitraum oder Fall | Was der Aussteller nutzen darf | Voraussetzung |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 | Papierrechnung oder sonstige elektronische Rechnung, etwa PDF | Für eine sonstige elektronische Rechnung ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. |
| Bis 31. Dezember 2027 | Fortsetzung der Übergangsmöglichkeit | Der Vorjahresumsatz des Ausstellers beträgt höchstens 800.000 Euro. |
| Bestimmte EDI-Verfahren | Fortsetzung bestimmter Verfahren, die noch nicht der Definition einer E-Rechnung entsprechen | Die BMF-FAQ beschreibt hierfür eine Übergangsmöglichkeit bis Ende 2027. |
Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro und die genannten Übergangsfristen sind Angaben der BMF-FAQ mit Stand März 2026. Damit muss im Oktober 2026 noch nicht jede eingehende B2B-Rechnung strukturiert sein. Ein gewöhnliches PDF kann während der Übergangszeit mit Zustimmung des Empfängers zulässig sein, wird dadurch aber nicht zur E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn.
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Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im steuerlichen Sinn enthält strukturierte elektronische Daten, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein PDF, das lediglich eine Rechnung als Bild oder Text darstellt, ist eine „sonstige Rechnung“ und nicht allein wegen seines Dateiformats eine E-Rechnung. Grundlage für strukturierte, XML-basierte Rechnungen ist die europäische Norm EN 16931.
- XRechnung: Das BMF erkennt sie als geeignetes Format an. Sie enthält XML-Daten; eine PDF-Darstellung ist standardmäßig nicht enthalten.
- ZUGFeRD: Das BMF erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
- Andere vereinbarte Formate: Auch Formate oder EDI-Verfahren, etwa EDIFACT, können die Anforderungen erfüllen, sofern sich die erforderlichen Rechnungsangaben korrekt und vollständig extrahieren lassen.
Die Formatbezeichnung allein ersetzt keine Prüfung der konkreten Ausprägung und Daten. Gerade bei einer hybriden Rechnung aus strukturierten Daten und einer visuellen Darstellung ist der strukturierte Teil maßgeblich, wenn beide voneinander abweichen. Die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben müssen in den strukturierten Daten stehen; ein unstrukturierter Anhang kann fehlende Pflichtfelder nicht ersetzen. Zusätzliche Erläuterungen können dagegen als Anhang beigefügt sein.
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Da XRechnung standardmäßig keine PDF-Ansicht mitliefert, kann für die menschliche Prüfung ein geeigneter Betrachter nötig sein. Das BMF nennt den ELSTER-E-Rechnungsviewer als Möglichkeit, XRechnung und ZUGFeRD darzustellen. Eine lesbare Ansicht ist dabei eine Hilfe für die Kontrolle, nicht die maßgebliche Datenquelle bei einem Widerspruch zur strukturierten Rechnung.
Was Softwareteams beim Verarbeiten strukturierter Rechnungen beachten sollten
Die Anforderungen betreffen nicht nur den Export einer XML-Datei. Eine verlässliche Implementierung muss Formatunterstützung, Pflichtangaben, Prüfungen, Konvertierungen, Anzeige und revisionsgerechte Ablage zusammendenken. Die folgenden Prüfpunkte leiten sich aus den BMF-Anforderungen und den im Workshop beschriebenen Themen ab; sie sind keine vom BMF zertifizierte Produkt- oder Anbieterliste.
- Konformität: Prüfen Sie die Unterstützung für EN 16931 sowie die einschlägigen Geschäftsregeln und Profile.
- Formatabdeckung: Ermitteln Sie, welche Syntaxen und konkreten Varianten Ihre Geschäftspartner tatsächlich verwenden, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.
- Vollständigkeit und Plausibilität: Kontrollieren Sie, ob die erforderlichen Rechnungsangaben vorhanden und logisch konsistent sind.
- Extraktion und Umwandlung: Stellen Sie sicher, dass Konvertierungen Pflichtdaten korrekt erhalten und dass extrahierte Werte nicht stillschweigend verändert oder ausgelassen werden.
- Darstellung: Bieten Sie bei Bedarf eine lesbare Ansicht für die fachliche Prüfung an, ohne sie mit der strukturierten Datenquelle gleichzusetzen.
- Einbindung in Abläufe: Verbinden Sie Empfang, ERP- oder Faktura-Verarbeitung und Übermittlung mit den vorgesehenen Kanälen und Zuständigkeiten.
- Originalaufbewahrung: Bewahren Sie die strukturierten Rechnungsdaten unverändert auf.
Das BMF stellt klar, dass eine Validierung keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung ist. Sie kann aber fehlende oder widersprüchliche Pflichtangaben sichtbar machen; das Ministerium empfiehlt Prüfungen bei Erstellung und Versand, ohne einen bestimmten Validator zu empfehlen. Für Unternehmen nennt die BMF-FAQ eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren und verlangt, mindestens den strukturierten Teil im ursprünglichen, unveränderten Format zu erhalten. Die Frist und Anforderung werden dort im Zusammenhang mit § 14b UStG erläutert.
Was der iX-Workshop zur technischen Umsetzung behandelt
Die heise/iX-Ankündigung vom 27. Januar 2026 führt den Workshop unter dem Titel „E-Rechnungspflicht: Software richtig implementieren“. Behandelt werden das Unterstützen, Prüfen und Umwandeln von XML-Formaten nach EN 16931, darunter Cross Industry Invoice (CII), Universal Business Language (UBL), Factur-X und ZUGFeRD sowie XRechnung im B2G-Kontext. Die angekündigten Themen umfassen außerdem Rollen, Darstellungsdetails, Konvertierung, Validierung und Implementierung.
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Die Ankündigung beschreibt den praktischen Anteil so: „Dazu gehören praktische Übungen, in denen Sie die verschiedenen XML-Formate kennen und anwenden lernen.“ Der Workshop richtet sich laut Veranstalter an Softwareentwickler und Projektverantwortliche, Hersteller von ERP- und Faktura-Software sowie Data Scientists, die Rechnungsdaten analysieren.
Als Dozenten nennt die Ankündigung Andreas Pelekies, den sie als technischen Erfinder des ZUGFeRD-Standards und Mitautor internationaler Standards beschreibt, sowie Jochen Stärk, einen Diplom-Wirtschaftsinformatiker und Backend-Entwickler. Diese Angaben stammen aus der Veranstalterankündigung.
Termin und Buchungsstatus des angekündigten Online-Termins
Die heise/iX-Seite listet einen Online-Termin vom 12. bis 16. Oktober 2026, jeweils von 09:00 bis 12:30 Uhr. Bezogen auf den 4. Oktober 2026 liegt der Termin noch in der Zukunft. Der dort genannte Frühbucherrabatt von 10 Prozent galt nur bis zum 14. September 2026 und ist zu diesem Stichtag abgelaufen. Die aktuelle Teilnahmegebühr, freie Plätze und der Buchungsstatus sind aus der Ankündigung nicht verlässlich ersichtlich und sollten direkt beim Veranstalter geprüft werden.
Die Seite enthält außerdem einen älteren Fließtext, der den Termin 9. bis 13. März 2026 als „nächsten Workshop“ bezeichnet. Diese Formulierung ist angesichts des separat gelisteten Oktober-Termins veraltet; maßgeblich für den hier beschriebenen bevorstehenden Termin ist die konkrete Oktober-Listung.
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